Výběrové řízení na Správu společných prostor domu

Společenství vlastníků pro dům č. p. 862

Kytlická 862/4, 190 00 Praha 9 – Prosek,

IČ: 241 97 556

vypisuje výběrové řízení na Správu společných prostor domu:

Způsob vyhlášení:

1.    Přímé oslovení předvybraných 10-15 možných dodavatelů.

2.    Vyvěšení na webové stránky SV www.kytlicka.eu

Termíny:

1.    Vyhlášení 7.ledna 2019

2.    Zaslaní nabídek dodavatelů na SV nejpozději 31. ledna 2019

3.    Vyhlášení výsledku prvního kola a výběr postupujících dodavatelů do druhého kola v průběhu února 2019.

4.    Detailnější požadavky SV a jejích zpracování dodavateli v rámci druhého kola do cca konce března 2019.

5.    V dubnu/květnu 2019 schváleni na shromáždění SV.

6.    Předání agendy novému správci / dodavateli služeb cca srpen/září 2019 (termín bude oboustranně upřesněn).

Způsob doručení nabídky:

1.    Elektronické doručení na adresu michal.zemcak@kytlicka.eu

2.    Písemné doručení na adresu Společenství vlastníků pro dům č. p. 862, Kytlická 862/4, 190 00 Praha 9 – Prosek

Pro účely získaní či ověření potřebných detailů ze strany účastníků výběrového řízení jsou stanoveny tyto možnosti komunikace:

1.    Email michal.zemcak@kytlicka.eu

2.    Telefonicky za účelem dojednání schůzky – schůzky budeme od zájemců předpokládat v druhém kole VŘ, Michal Zemčák

3.    Většina potřebných informaci je také dostupná i na webových stránkách SV: www.kytlicka.eu

Předmět výběrového řízení:

Předmětem je zajištění služeb „Správce společných prostor a vedení účetnictví pro Společenství vlastníků pro dům č. p. 862, Kytlická 862, Praha 9 – Prosek.

Výsledkem výběrového řízení může být uzavření dvou smluv na zajišťovaní níže uvedených služeb:

1, Evidence a předpis plateb, vyúčtování služeb

Vedení aktuální databáze vlastníků jednotek na základě údajů poskytovaných klientem, včetně kontaktů, společných zástupců, počtu osob apod.

Vyhotovení a distribuce předpisu plateb za služby spojené s užíváním jednotek, správou domu a pozemku, fondu oprav a kontrola jejich úhrad

Průběžné úpravy předpisu záloh za služby dle požadavků výboru nebo nahlášených změn např. i změna údajů nebo vlastnictví jednotky

Vést předpisy řádně a aktuálně

Zpracování podkladů pro roční vyúčtování záloh

Provádění vyúčtování služeb spojených s užíváním jednotek a společných častí domu

Předání ekonomických podkladů a seznamu vlastníků dodavateli rozúčtování tepla, teplé a studené vody

Zajištění zpracování vyúčtování měřených služeb spojených s užíváním jednotek –zpracovává externí firma

Řešení reklamací vyúčtovaných záloh

Vypořádaní přeplatků a nedoplatků z vyúčtovaných služeb

Zpracování měsíčního přehledu pohledávek včetně upomínaní dlužníků mimosoudní cestou (vč. úroku z prodlení), příprava podkladů pro soudní vymáhání, zaslání seznamu odeslaných upomínek výboru SV vč. jednotlivých upomínek (elektronicky)

Vystavování potvrzení o bezdlužnosti, o platbě za komunální odpad, k žádosti o příspěvek na bydlení, osoby odpovědné za správu domu ve smyslu  § 1186 č. 89/2012 Sb.

2, Vedení účetnictví

Vedení účetnictví - vést účetnictví/účetní knihy a jiné evidence řádně a aktuálně v souladu splatnou legislativou

Třídění, kontrola a zaúčtování prvotních účetních dokladů (faktury, pokladní doklady, závazky, apod.)

Vystavování dokladů (např. přefakturace oprav za vlastníkem jednotky, za 3.strany apod.), zpracování bankovních pohybů

Vypracování roční účetní závěrky včetně výkazů (rozvaha, výkazu zisku a ztrát), zprávy o hospodaření a daňového přiznání k dani z příjmu PO

Archivace účetních dokladů za běžné a předchozí účetní období. Po zpracování roční závěrky dojde k převzetí dokladů SV.

Dispoziční právo k účtu klienta – zadávaní příkazu vč. podaní SV informaci o zadání platby

Zpracovaní mezd vč. DP – Vyúčtování daně vybírané srážkou podle zvláštní sazby daně, vyúčtování daně z příjmů fyzických osob ze závislé činnosti a z funkčního požitku, úhrady pojištění.

Provést registraci/odhlášení SV jako plátce – pojistného u ZP, u SP, zákonného pojištění odpovědnosti zaměstnavatele, u FÚ

Vyhotovit potvrzení o výši zdanitelných příjmů

Vyplnění prostřednictvím webu ČSÚ statistické výkazy – pokud vznikne SV tato povinnost

Zpracovat a v řádném termínu odevzdat PSSZ evidenční listy důchodového pojištění, zpracovat a v řádném termínu odevzdat výkazy ČSÚ, dále pojišťovnám „Přehled o výši pojistného a vyplacených dávkách“ a „Přehled o platbě pojistného na zdravotní pojištění“

Účastnit se kontrol u: PSSZ, ZP, FÚ.

Činit veškeré právní jednání tykající se závislé činnosti (po zmocnění od SV), zajistit v řádném termínu doručení příslušného výkazu finančnímu úřadu – je možné zaslat přes DS SV

Poskytovat informace a náhled do všech účetních a jiných dokladů SV členům stat. orgánu SV a na vyžádání i vlastníkům jednotek zapsaných v seznamu vlastníků/KN.

3, Zajišťování technické správy objektu

Smluvní zajištění dodávek služeb spojených s užíváním jednotek a společných částí nemovitostí (el. energie, teplo, vodné a stočné, odvoz odpadu, provoz výtahu, STA, rozvodů kab. televize a domácích telefonů, apod.)

Smluvní zajištění pravidelného úklidu společných prostor domu vč. garážových stání a zimního úklidu

Smluvní zajištění provedení odečtu a rozúčtování poměrových bytových měřidel (SV, TV a teplo), pravidelná výměna měřící a regulační techniky vč. meziodečtu naměřených hodnot třetí osobou na základě souhlasu SV

Smluvní zajištění pravidelné údržby zelených ploch

Smluvní zajištění nepřetržité havarijní služby (voda, elektro, kanalizace)

Zajištění havarijního zabezpečení před následnou opravou

Smluvní zajištění pojistné smlouvy týkající se domu a při případné likvidace pojistných událostí ve smyslu pojistné smlouvy, vč. případném řešení s PČR

Smluvní zajištění revizí a kontrol vyhrazených technických zařízení vč. odstranění závad z revizí a kontrol vyplývajících
(elektro, hromosvod, výtahu, střechy, PO, EPS, UPS, MaR, VZT, CO, rozvodů kanalizace, vodovodního potrubí, gar. vrat apod.)

Zajištění drobných oprav a údržby nemovitosti ve spol. částech domu/nebytové jednotce (domovnické služby), na vyžádání majitelů i pro bytové jednotky (v jednotkách na náklady vlastníka), vč. přebrání a kontroly po opravě/úpravě/údržbě.

Zajištění odstranění havárií, běžné opravy – vč. přebrání a kontroly po opravě/úpravě/údržbě.

Vypracování plánu větších oprav a rekonstrukcí vč. přípravy a vyhodnocení výběrového řízení

Kontrola kvality plnění ze strany dodavatelů stavebních a technických prací

Plánované opravy a údržba domu určená návrhem správce nebo SV, zajišťované se souhlasem SV

Podávání návrhu na opravy, úpravy či rekonstrukce vč. předběžného rozpočtu nákladů

Zajištění desinfekce, deratizace a dezinsekce

Věcná kontrola správnosti fakturace

Spolupráce při vedení příslušné technické dokumentace, vč. pasportu nemovitosti

Zastupování SV / jednotlivé vlastníky v rámci řízení podle zákona č. 183/2006 Sb., stavební zákon, ve znění pozdějších předpisů

Obecná právní pomoc při uzavírání smluv

Zastupitelnost a možnost hlášení v případě havárií non-stop

Asistent (pracovník správce) práce na BD předpoklad 3-4 dni v měsíci:

kontrola vnějšího stavu domu – fasáda, okapy,

kontrola střechy (dle potřeby a po větších deštích)

kontrola funkčnosti svítidel včetně případné výměny žárovek/zářivek, krytu osvětlení

kontrola funkčnosti vypínačů, popřípadě nahlášení jejich opravy

kontrola funkčnosti pohybových čidel, popřípadě jejich seřízení nebo nahlášení jejich opravy/výměna

kontrola funkčnosti zámků a samo zavíračů, popřípadě jejich seřízení

kontrola kabiny výtahu, dveří a osvětlení včetně funkčnosti komunikace

kontrola funkčnosti oken a dveří, včetně nahlášení seřízení

kontrola hasicích přístrojů, hydrantů (neporušenost plomby)

vizuální kontrola požární únikové cesty (světlík a požární dveře)

kontrola funkčnosti garážových vrat

vizuální kontrola nezakrytých rozvodů médií

kontrola a čištění lapačů dešťových splavenin

kontrola vývozu kontejnerů na odpad

vizuální kontrola areálu (stav terénu)

Podle potřeby a po dohodě s objednatelem dále provádět tyto činnosti:

součinnost při zjišťování příčin a stanovení způsobu odstranění reklamovaných závad

asistence při odstraňování reklamací

součinnost při fyzickém přebírání odstraněných reklamovaných závad

součinnost při provádění pravidelných revizí a kontrol technických zařízení třetími osobami

zajištění přístupu do společných částí domu a přítomnost při odečtech stavu odběru medií u patních měřidel, které budou provádět příslušní správci sítí, nebo jimi pověřené osoby

pasportizace, předávka a převzetí místa opravy/rekonstrukce

výměna jmenovek ve zvonkovém tablu

provádět další práce charakteru drobné údržby, které nevyžadují speciální oprávnění k výkonu činnosti

po předchozí dohodě s objednatelem poskytovat součinnost třetím osobám při výkonu jejich odborné činnosti

Povinnosti na straně zadavatele:

Povinnosti zadavatele budou stanoveny a upřesněny při přípravě smlouvy a musí poskytovat správci/dodavateli plnou součinnost a záruky plnění podmínek a povinností vyplývajících ze smlouvy.

Kritéria pro hodnocení nabídek:

Cenová nabídka

Informace o společnosti

Referenční list

Vzdálenost / dostupnost od domu

Rozsah nabízených služeb - doplňkové služby/ ochota nabídnout něco navíc

Přístup ke zpracování nabídky – profesionalita, rychlost, nadstandardní úpravy

V Praze dne 7. ledna 2019